A. PENDAHULUAN
Seorang Manajer Profesional harus menggunakan pedoman untuk melakukan sesuatau, apalagi melaksanakan pekerjaan yang pelik (tidak biasa). Dapat dibayangkan bahwa seorang manajer profesional akan mengalami kesulitan ketika dia berhadapan dengan suatu pekerjaan yang sama sekali baru baginya.
Makalah ini berfokus pada pedoman kegiatan manajer ditinjau dari fungsi memimpin orang-orang baik untuk bekerja efektif dalam rangka pencapaian tujuan organisasi (perusahaan). Fungsi-fungsi manajer yang lain seperti merencana, mengorganisasi, dan mengawasi tidak dibicarakan disini.
Sebelum pembahasan tentang fungsi memimpin sebagai salah satu kegiatan manajer, terlebih dahulu penulis memberi gambaran tentang proses manajemen sebagai jalan masuk untuk mengetahui kedudukan fungsi memimpin dalam manajemen. Materi tentang proses manajemen ini juga diambil dari buku tersebut di atas.
Adapun tujuan penulis membicarakan fungsi memimpin disini yaitu ingin mengetahui informasi tentang pedoman-pedoman penting, yang berguna bagi seorang manajer profesional dalam memimpin orang-orang lain atau para pekerja dalam organisasi (perusahaan). Sebab memimpin orang-orang lain (anggota kelompok) sama pengertiannya dengan membimbing atau menggerakkan mereka supaya bekerja lebih efektif. Moekijat (1989: 315 ) berpendapat bahwa memimpin (menggerakkan) adalah: “Tindakan menjadikan semua anggota kelompok ingin dan berusaha mencapai tujuan-tujuan yang pihak manajer ingin mencapainya karena anggota-anggota kelompok yang lain ingin mencapainya.” Direktur Umum PPM (Pendidikan dan Pembinaan Manajemen) Dr. A.M. Kadarman (ulasan atau tanggapan) atas buku tersebut sebagai berikut:
Menurut hemat penulis pedoman-pedoman singkat akan tugas manajer sehari-sehari merupakan prinsip-prinsip manajemen. Prinsip adalah: “Suatu kenyataan fundamental atau suatu kebenaran umum yang merupakan suatu pedoman terhadap pikiran/tindakan” (Terry, 1972: 1). Terry berpendapat bahwa dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen, manajer dapat menghindarkan kesalahan-kesalahan dasar dalam pekerjaannya.
Prinsip adalah dasar tetapi yang absolut. Dalam aplikasi manajemen, prinsip itu adalah fleksibel sehingga mereka harus mempertimbangkan keadaan-keadaan khusus dan keadaan-keadaan berubah-ubah.
Dari uraian diatas muncul persoalan dalam mengapilkasikan prinsip manajemen, yaitu: apakah ada prinsip manajemen yang dapat dihafalkan? Jawabnya tidak. Jika demikian, apa yang dilakukan manajer agar dapat mengaplikasikan prinsip manajemen dengan baik? Jawabnya adalah manajer harus berusaha untuk memahami (mengerti benar (akan); mengetahui benar) prinsip manajemen. Pemahaman prinsip manajemen tidak semudah yang dibayangkan. Sebab suatu pengertian yang agak sulit difahami adalah pengertian “pemahaman atau “verstehen”.
Dari uraian diatas jelas bahwa seorang manajer harus mampu melihat hubungan antara aplikasi prinsip manajemen dengan proses perilaku orang-orang yang dipimpinnya. Persoalan pokok disini terdapat pada perivlaku, yaitu: apakah manajer mampu mengaplikasikan fungsi manajemen dengan baik, sehingga dapat meningkatkan efektivitas kerja orang-orang yang dipimpinnya?
B. PROSES MANAJEMEN
MANAJER PROFESIONAL
Chan, dkk (1974: 7) menjelaskan bahwa diperusahaan “Maju”, seperti halnya di perusahaan-perusahaan lain, kemajuan dan sukses itu tergantung atas banyak factor.
1. Pegawai-pegawai terlatih baik, dan bersemangat;
2. Kecakapan pemasaran;
3. Keahlian dalam produksi;
4. Metode-metode baru dan lebih baik;
5. Keuangan sehat.
Memang semua itu penting dan menarik perhatian. Tetapi tak satupun di antara faktor-faktor tersebut, bagaimanapun baiknya , dengan sendirinya akan menempatkan manajer di barisan terdepan. Juga tidak salah kalau salah satu faktor tadi membawa keuntungan dan kemungkinan baik bagi seluruh tenaga “Maju Terus”. Oleh karena itu, lebih baiklah kalau faktot-faktor tersebut dan faktor-faktor lain ditempa menjadi satu oleh suatu manajemen yang efektif.
Pelu dijelaskan disini, bahwa bermanajemen adalah hal yang esensial (perlu sekali; penting; hakiki) dalam segala tingkat organisasi dan perusahaan. “Usaha mencapai tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.” Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penempatan, penggerakan, dan pengendalian.”
Manajemen sebagai suatu aktivitas profesional, karena membutuhkan pengetahuan khusus harus digunakan dalam memberikan instruksi, bimbingan atau nasihat orang lain. Oleh sebab itu manajemen adalah profesional. Menurut Terry (1972: 1) manajemen sebagai suatu aktivitas profesional ini dipandang penting karena:
1. Tak ada perusahaan dapat berhasil tanpa menggunakan manajemen secara efektif.
2. Manajemen memberikan keefektifan terhadap usaha manusia. Watchword (code) dari manajemen ialah “improvement” (perbaikan/kemajuan).
3. Manajemen mengakibatkan pencapaian hasil secara teratur.
Siapakah manajer itu?
Chan, dkk. (1974: 8) mengemukakan bahwa manajer adalah : “Orang yang mendapatkan hasil semata-mata melalui orang lain, mulai dari para pengawas di lapisan paling bawah, terus naik sampai ke direktur utama peusahaan paling atas, lewat semua tenaga yang berada diantara mereka.”
Menurut mereka, mungkin seorang manajer sangat pandai dan sangat cakap bekerja dengan hati terbuka.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan, bahwa manajer sebagai orang yang mendapatkan hasil semata-mata melalui orang lain bukan sekedar sumber daya, melainkan pelaksana yang menjalankan organisasi. Oleh karena itu, manajer harus mampu meningkatkan keahliannya pada bidang manajemen profesional. Untuk itu diperlukan syarat-syarat sebagai berikut ini:
1. Pengetahuan, yaitu: mempunyai kemampuan dan kepandaian untuk menyuruh orang untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang mendatangkan hasil bagi organisasi yang dipimpinnya.
2. Ketrampilan, yaitu: cakap dalam menyelesaikan tugas (fungsi manajer)
3. Keinginan, yaitu: hasrat (kehendak) yang kuat untuk memperbaiki pekerjaannya, yang sungguh-sungguh berminat pada peningkatan diirnya sendiri (pengembangan sumber daya manusia).
Manajer yang mendapatan hasil semata-mata melalui orang lain, dengan kontribusi pengetahuan, ketrampilan, dan keinginan diperlukan untuk menyiapkan organisasi menghadapi tantangan ke masa depan. Persoalan sekarang adalah: apakah manajer memilik “kebiasaan” untuk menciptakan kepaduan dan keteraturan dari pengetahuan, keterampilan, dan keinginan untuk dapat mengusahakan supaya orang-orang lain bekerja lebih efektif?
Fungsi Manajer
Menurut Chan, dkk. Jika gagasan tersebut dikembangkan selangkah lebih lanjut, bahwa manajer itu juga menjalankan dwi-fungsi. Pertama, dia memimpin kelompoknya. Kedua, dia juga anggota kelompok yang langsung memimpin atasannya, karena dia harus memberi laporan kepada atasannya. Jika halnya demikian tempat manajer, maka apa pula yang mesti dilakukannya? Apa pula tugas manajer itu? Chan, dkk. Menyatakan seorang manajer bertanggung jawab atas [erencanaan, penyelenggaraan organisasi, pimpinan, dan pengawasan. Azas-azas manajemen ini secara umum mereka jelaskan sebagai berikut.
1. Merencana (Planning)
Seperti seorang pelatih sepak bola membuat rencana untuk masa pertandingan yang akan datang, demikian pula manajer harus memikirkan sebelumnya apa yang dikerjakan dengan sumber yang apa padanya.
Seperti seorang pelatih terlebih dahulu menentukan ketetapan sebagai petunjuk dan pedoman untuk langkah-langkah selanjutnya. Bagaikan pelatih, kalau manajer sudah tahu tempat yang harus dia tuju dan bagaiman caranya, supaya dia sampai disana, barulah dia siap melangkah lebih lanjut.
Uraian diatas sebenarnya mau menjelaskan, bahwa merencanakan (planning) adalah memikirkan sebelumnya apa yang akan dia kerjakan. Ini berarti, bahwa seorang manajer harus menentukan (memastikan) lebih dahulu serngkaian kegiatan (aktivitas) atau tindakan yang akan dilaksnakannya. Pelaksanaan kegiatan ini tentu saja memanfaatkan sumber daya yang telah tersedia seperti manusia (tenaga kerja), modal, teknologi, dan lain-lain. Senada dengan perencanaan tersebut, Louis A. Allen (dalam Riyadi & Bratakusumah, 2003: 2) berpendapat bahwa perencanaan adalah: “Penetapan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.”
2. Mengorganisasi (Organizing)
Pelatih menyusun organisasi permainan. Demikian pula manajer mesti meneliti pekerjaan, yang dilakukannya. Manajer mesti menyelidiki sungguh – sungguh pekerjaan mana yang perlu dan penting, dan dia gabungkan pekerjaan itu jadi unit-unit. Manajer pun harus menanam dan memupuk hubungan baik di kalangan para anggota timnya, sehingga mereka itu sebagai kelompok dapat bekerja sama dengan efektif.
Untuk lebih jelasnya tentang pengertian mengorganisasi (pengorganisasian), Moekijat (1989:201 ) menjelaskan, bahwa kata pengorganisasian berasal dari kata organism yang menurut salah satu kamus berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang disatukan, sedemikian rupa, sehingga hubungan bagian-bagian itu satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan bagian-bagian itu secara dengan keseluruhan. Dengan demikian, suatu organism atau hasil-hasil dari pengorganisasian dapat dikatakan terdiri dari 2 unsur pokok : bagian-bagian dan hubungan – hubungan.
3. Memimpin (Leading)
Pekerjaan manajer hanya akan berhasil, sejauh dia berhasil mengusahakan orang-orang lain melaksanakan rencananya dalam rangka organisasi yang sudah disusunnya.
4. Mengawasi (Controlling)
Pengawasan merupakan aspek terakhir dari pola manajemen. Seperti halnya pelatih mengawasi jalannya permainan, demikian pula manajer harus mengadakan pengawasan dan penelitian untuk mengetahui apakah rencana-rencana manajer dilakukan sesuai dengan yang manajer maksudkan.
Pengawasan meliputi:
1. Standar pekerjaan, meliputi ukuran buat menilai pekerjaan.
2. Selanjutnya mesti dibuat laporan tentang pekerjaan yang sedang berjalan dan yang sudah selesai dikerjakan.
3. Menyusul evaluasi hasil sebenarnya dibandingkan dengan standar yang ditetapkan pada saat permulaan.
4. Akhirnya manajer mengambil langkah-langkah seperlunya, untuk memperbaiki penyimpangan dan kekurangan seperti halnya pelatih mengharuskan diadakannya latihan lebih banyak.
C. MEMIMPIN
Kegiatan Manajer
Chan, dkk. Mendefinisikan istilah memimpin sebagai :”Suatu tindakan yang dilakukan manajer untuk mengusahakan supaya orang-orang lain bekerja lebih efektif.”Bagaimana manajer dapat mengusahakannya supaya orang-orang lain bekerja lebih efektif? Menurut Chan, dkk. Ada lima macam kegiatan penting, yang harus dikuasai oleh seorang manajer profesional.
1. Mengambil inisiatif atau prakarsa
Langkah utama pertama tentang memimpin
Berbicara tentang mengambil inisiatif (usaha atau tindakan ) yang mula-mula) : memperkenalkan gagasan-gagasan sebagai permulaan aksi (tindakan). Hal ini perlu untuk mencapai sasaran dengan hasil baik. Seorang manajer profesional selalu merasakan terdorong untuk menjadi kreatif (memiliki kemampuan menciptakan) dan orisinil (asli).
Manajer profesional itu tidak hanya kreatif untuk dirinya sendiri, dia juga memberi semangat kepada orang lain supaya berkerya orisinil. Dia cukup matang untuk menerima baik gagasan-gagasan baru dan ide (rancangan yang tersusun di dalam pikiran; gagasan; cita-cita) yang tidak biasa. Dia tahu bahwa pikiran kreatif yang sebenarnya itu mesti bebas dan tidak terikat.
Banyak orang menunggu sesuatu terjadi atau seseorang untuk mengurus mereka. Akan tetapi orang yang akhirnya mempunyai pekerjaan yang baik adalah orang yang proaktif yang merupakan solusi bagi masalah, bukan masalah itu sendiri, dan yang mempunyai inisiatif untuk mengerjakan apa saja yang diperlukan, konsisten dengan prinsip-prinsip yang benar, untuk menyelesaikan pekerjaan.
Kata proaktif sudah lazim dalam literatur manajemen, ini adalah kata yang tidak akan ditemukan di dalam kebanyakan kamus. Kata ini berarti lebih daripada sekedar mengambil inisiatif. Kata ini berarti bahwa sebagai manusia, seseorang harus bertanggung jawab atas hidupnya sendiri. Sekarang bagaimana caranya seorang manajer memperkembangkan kecakapannya di bidang mengambil inisiatif. Menurut Chan, dkk. Ada beberapa jalan yang dapat dilalui manajer.
a. Berusahalah memulai dengan hal-hal baru.
Menyempurnakan dan meningkatkan mutu barang-barang lama benar-benar membutuhkan kecakapan. Tak dapat disangkal lagi bahwa memikir itu merupakan pekerjaan paling sukar bagi setiap orang. Itulah mungkin sebabnya maka orang sering menghindarinya. Daripada memikirkan hal-hal baru lebih baik menyampaikannya begitu saja tidak banyak susah. Mengambil inisiatif, lain sifatnya dengan mengerjakan hal-hal yang sudah jalan. Untuk memikir, orang membutuhkan waktu dan istirahat. Manajer akan menemukan waktu hanya kalau dia dapat membebaskan diri dari tekanan-tekanan pekerjaan yang kerap kali cukup berat dan terus-menerus, sehingga sulitlah bagi dia untuk dapat memperhatikan kekurangan-kekurangannya di bidang cipta. Gagasan-gagasan orisinil jarang timbul di bawah tekanan darurat. Manajer membutuhkan waktu istirahat seakan-akan dia merasa bebas dari persoalan-persoalan lalu mencari ide-ide baru.
b. Membiasakan diri membuat catatan
Kebanyakan manajer sering mendapat banyak ilham atau ide baru yang baik. Tetapi kesulitan manajer ialah selalu mengingat-ingatnya dan mengerjakannya. Kebiasaan baik untuk membantu manajer ialah mencatat semua ilham yang timbul dari pikirannya di dalam sebuah buku catatan kecil. Dengan demikian manajer lalu mempunyai sebuah peti ilham yang sewaktu-waktu perlu, dapat dia buka dan isinya dia keluarkan.
c. Merangsang timbulnya ilham
Manajer perhatikan cara bekerjanya seorang pencipta. Dia berusaha mendekati ilham dengan hati terbuka dan dengan mencari sumber-sumber ilham terus-menerus. Dia menemukan gagasan-gagasan yang dapat dipergunakan di dalam pekerjaannya; dengan jalan sistematis membaca buku-buku baru dan buku standar dalam bidangnya; selalu mengikuti majalah, membaca koran, mendengarkan siaran radio, televisi, dan menonton bioskop.
2. Mengambil keputusan
Langkah utama kedua tentang memimpin:
Mengambil keputusan merupakan langkah seorang manajer sewaktu tiba pada saat kesimpulan-kesimpulan dan penilaian. Seorang manajerdinilai berdasarkan macam keputusan yang diambilnya. Adapun yang dikerjakan olehnya selalu dilengkapi dengan keputusan. Merencana, mengorganisasi, memimpin, dan mengawasi terjadi atas sederetan keputusan.
Tiap manajer banyak mengambil keputusan secara mendadak (spontan). Mereka terpaksa bertindak demikian. Dan keputusan yang diambil itu banyak yang baik. Itu tergantung pada pengalaman manajer yang bersangkutan. Setiap manajer profesional mengerti bahwa pikiran logis besar nilainya untuk pemecahan persoalan. Proses jalan pikiran logis itu terdiri dari enam langkah. Langkah-langkah tersebut diperincikan sebagai berikut:
a. Menyatakan persoalan sebagaimana terlihat
Jalan sebaik-baiknya ialah memeriksa kembali keterangan yang ada. Dalam keadaan seperti itu manajer ambil kesimpulan sementara mengenai persoalan yang dia hadapi.
b. Mengumpulkan fakta
Bersenjatakan kesimpulan sementara, manajer mulai mencari fakta-fakta. Tentu saja, tidak mungkin orang dapat mengumpulkan semua fakta kejadian. Dia pergunakan pertanyaan-pertanyaan apa, siapa, dimana, kapan, dan mengapa.
Misalnya:
Keterangan mengenai situasi. Apa yang terlihat? Apa kemungkinan akibatnya?
Keterangan mengenai orang. Siapa yang terlibat? Siapa terkena? Siapa yang akan menderita akibatnya?
Keterangan tempat juga perlu. Di mana terjadinya? Dimana akan terjadi lagi?
Keterangan tentang waktu. Kapan soal itu timbul? Atau terjadi? Apakah minggu depan akan terulang lagi? Bulan depan mungkin? Akhirnya mengenai sebab musababnya. Apa sebab soal itu timbul? Mengapa terjadi demikian? Kalau manajer berhasil menyaring, atau mengendapkan sebab-sebab itu, sebenarnya manajer sudah sampai setengah jalan menuju pemecahan soal.
c. Menemukan pesoalan
Di dalam proses jalannya pikiran logis hal penting ialah: menemukan persoalan sebelumnya. Orang akan dapat mengagmbil keputusan kalau orang sungguh-sungguh memikirkan persoalan yang sebenarnya itu. Suatu langkah pasti ke arah itu ialah menemukan faktor kunci di dalam pernyataan persoalan tersebut. Kalau faktor kunci itu ditemukan dan terjawab maka hal-hal lain yang ada sangkut pautnya pun akan terjawab pula.
d. Sediakanlah beberapa pemecahan (jalan keluar) yang mungkin
Ini merupakan cara terbaik untuk menemukan jawaban-jawaban kreatif bagi persoalan manajer. Dalam hal ini sebaiknya manajer mengumpulkan sebanyak mungkin cara atau alternatif pemecahan atau jalan keluar yang paling baik.
e. Meneliti pemecahan
Faktor-faktor pro dan kontra tiap alternatif dicatat manajer. Demikian pula segi-segi kelemahan dan kekuatan masing-masing jawaban. Manajer periksa dengan teliti pemecahan yang tidak praktis dan kurang sesuai. Lalu dia pusatkan perhatiannya pada dua atau tiga pemecahan yang sungguh-sungguh berfaedah.
f. Memilih pemecahan yang paling baik
Pilihan yang paling baik diantara pemecahan merupakan dasar tindakan manajer selanjutnya. Dalam mengadakan tindakan lebih lanjut itu dia tidak saja menentukan apa yang harus dia lakukan, tetapi juga siapa yang mesti melakukannya, bilamana dan dimana harus dilakukan.
Perlu diakui, bahwa mengambil keputusan itu merupakan kepandaian manajemen yang juga dapat dipelajari oleh manajer profesional, agar dia berhasil mengambil keputusan yang tepat. Menurut Tomatala (1997 : 239-240), untuk mengambil keputusan yang tepat, ada beberapa kunci dasar penting yang harus dicermati, dipahami, dan diterapkan oleh seorang pemimpin (manajer) sebagai berikut:
1) Tanyakanlah, apa tujuan dari harapan yang berkenan dengan keputusan itu.
2) Kenalilah prioritas-prioritas untuk dan setiap keputusan yang akan dibuat.
3) Ketahuilah bahwa ada kepentingan sekunder yang harus dilepaskan untuk sesuatu prioritas primer.
4) Kenalilah kondisi diri sendiri! Apakah Anda (manajer) yakin bahwa Anda sedang berpikir jernih, tenang/berimbang? Apakah Anda memiliki motif yang lurus?
5) Yakinkan diri Anda bahwa Anda tidak terpengaruh (diintimidasi) oleh tekanan diri, tekanan dari orang lain dan tekanan dari hasil atau konsekuensi yang akan timbul dari keputusan yang akan diambil.
6) Yakinkan diri Anda bahwa keputusan yang akan diambil menuju ke tujuan yang telah ditetapkan.
7) Yakinkan diri Anda bahwa pertimbangan batin yang Anda buat adalah matang dan perasaan yang ambivalen (mendua) hanyalah gangguan yang kecil yang tidak boleh mempengaruhi keputusan Anda.
8) Yakinkan diri Anda bahwa Anda sedang berkonsentrasi kepada prioritas yang benar, sehingga rasa cemas hanyalah gangguan kecil yang tidak boleh mempengaruhi keputusan Anda.
9) Yakinkan diri Anda bahwa Anda telah membuat pertimbangan yang benar dengan dibantu oleh sikap terbuka kepada nasihat/pendapat, pengalaman orang lain, yang memperkaya kemampuan Anda membuat keputusan.
10) Yakinkan diri Anda bahwa pertimbangan dari sikap Anda tidak bertentangan dengan ketentuan hukum, faktor manusia, proses kepemimpinan dan memiliki nilai positif lebih.
11) Yakinkan diri Anda bahwa pertimbangan, sikap, dan langkah yang diambil untuk membuat keputusan akan membawa kebaikan lebih banyak, kepuasan lebih banyak daripada keburukan dan ketidakpuasan (walaupun hal-hal ini tentu ada) bagi diri, bawahan, organisasi, dan lingkungan.
3. Berkomunikasi
Langkah utama ketiga tentang memimpin
Berkomunikasi adalah usaha seorang manajer untuk memperoleh saling pengertian antara dirinya sendiri dengan orang lain. Seperti halnya komunikasi di bidang lain komunikasi di bidang manajemen berlangsung melalui dua fase.
Fase pertama ialah penyampaian. Jika manajer menghendaki supaya orang lain mengerti yang dia maksudkan, dia harus mulai dengan menyampaikan maksud itu kepadanya.
Fase kedua ialah penerimaan kembali. Meskipun apa yang tersimpan dalam hati manajer sudah diutarakannya, belum tentu maksudnya diterima dan dimengerti. Manajer harus mendengarkan pertanyaan-pertanyaan dan reaksi para pendengar.
Beberapa petunjuk berkomunikasi
Chan, dkk. Memberi petunjuk praktis untuk berkomunikasi ayng baik
1. Bangkitkan perhatian.
Kata-kata mudah sekali menimbulkan keragu-raguan, atau kurang kepercayaan. Kemungkinan besar orang tidak mengerti maksud manajer. Karena dia kurang dapat menarik perhatiannya terhadap ucapan-ucapannya. Tetapi kalau manajer mengetahui soal-soal yang menarik perhatian orang lain, kalau manajer agak mengenal keluarganya atau lagi kegemarannya, manajer lebih mudah memancing perhatiannya terhadap yang akan manajer sampaikan kepadanya. Jalan lain untuk menarik perhatian adalah membangkitkan emosi (perasaan hati).
2. Jelaskan maksud saudara
Untuk menjalankan hal itu sebaiknya orang mulai bicara dari sudut persamaan pendapat. Kalau orang tidak setuju dengan apa yang manajer bicarakan, pikirannya selama manajer bicara tentus berputar untuk mengajukan keberatan-keberatan kepada manajer.
3. Masukkan dalam ingatan
Lupa, datangnya cepat sekali. Ingatkah sudara akan kabar penting di koran kemarin? Di koran kemarin dulu? Pernah mengalami dipesan istri saudara tegas-tegas untuk mengeposkan surat, saudara lupa juga? Dalam waktu singkat sekali manajer sudah lupa apa yang manajer dengar atau manajer baca. Meskipun demikian manajer dapat membantu pendengar-pendengar manajer supaya ingat akan hal-hal yang manajer sampaikan.
Penghalang komunikasi
Ada beberapa masalah komunikasi yang potemsial yang dapat menghambat usaha ke arah tujuan kelompok dan organisasi. Persoalan itu mencakup:
1) Distorsi. Distorsi (pemutarbalikan suatu fakta, aturan, dan sebagainya) komunikasi terjadi jika ada berita yang dimaksud berubah dalam perjalanan, sepanjang saluran informasi dari pengirim ke penerimaannya. Hal ini bisa terjadi karena: (a) kerangka acuan antara pengirim dan penerima berbeda; (b) kekurang tepatan bahasa yang dipakai;(c) salah tafsir dalam penerimaan berita; (d) proses pemadatan (kondenssi) informasi; dan (e) jarak sosial atau jurang status antara pengirim dan penerima.
2) Pengebirian. Jika hanya sebagian dari berita yang dimaksud yang disampaikan pada penerima, hal ini disebut pengebirian. Sebagai contoh, seorang operator mesin mungkin memberitahukan pada atasannya bahwa mesinnya rusak, tetapi tidak mengatakan bahwa ia tidak merawat mesinnya dengan baik, yang mengakibatkan kerusakan itu.
3) Beban berlebih. Beban berlebih dlam komunikasi terjadi jika penerima “terbenam” dalam banjir informasi sehingga merugikan pengambilan keputusan yang rasional dan perilaku manajemen. Dalam hal demikian, beban berlebih sering memberikan pelengkap pada kekurangan akibat distorsi dan pengebirian.
4) Ketepatan waktu
Dalam organisasi yang kompleks, pekerja terus menerus dihalangi oleh informasi. Masalah utama sehubungan dengan efektovotas komunikasi itu ialah ketepatan waktu. Karena berita komunikasimerangsang tindakan, adalah penting bahwa penyampaiannya diatur waktunya sehingga berita ini menerima perhatian yang sepatutnya. Misalnya pemberian instruksi yang terperinci pada para pekerja mengenai pekerjaan tertentu sebulan sebelum pekerjaan itu harus dikerjakan, dapat berakibat kegagalan karya karena panjangnya interval waktu antara instruksi pekerjaan dengan prestasi kerja
5) Penerimaan. Bahkan jika keempat masalah di atas ini dapat diatasi, berita tersebut tetap perlu ditampung oleh penerima yang dimaksud agar ditanggapi. Jika pekerja tidak menampung beritanya (artinya, berita “masuk telinga kiri keluar telinga kanan”), sulit dipercaya bahwa isi berita akan mempengaruhi sikap atau perilaku dalam pekerjaannya.
4. Memberi dorongan atau motivasi
Langkah utama keempat tentang memimpin
Menurut Chan, dkk. memberi motivasi adalah tugas manajer untuk membangkitkan semangat kerja di kalangan orang-orang yang dipimpinnya. Memberi motivasi dasarnya ialah keinginan –keinginan dan ambisiambisi yang mendalam yang mempengaruhi orang-orang lain bekerja seperti yang manajer lakukan. Apa sebab Anda bekerja? Karena Anda mempunyai kebutuhan-kebutuhan psikologis tertentu, yang harus Anda penuhi.
Sumber-sumber lain
Marilah sekarang dilihat bagaimana kerjanya sumber utama tersebut. Bila ditanya kepada beberapa orang, apa justru yang menggerakkan mereka itu? Mungkin seklai manajer akan mendengar jawaban-jawaban menarik. Dimulai dengan mandor.
“Apa kabar saudara? Apa yang mendorong kerja saudara?”
“Uang, Pak. Itulah yang menyala didepan mata saya. Dollar, uang!”
Memang pengaruh uang merupakan faktor pendorong yang sangat menarik. Uang memang efektif guna menggiatkan orang supaya melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya. Hal itu disebabkan karena nyatanya uang dapat dibelikan bermacam-macam barang. Jadi, uang penting artinya.
Dibawah ini seorang pengawas di garis depan menjawab pertanyaan manajer.
“Apa alasan saudara bekerja?”
“Tak pernah memikirkan itu. Walaupun sekali waktu semua orang ingin mendengar kata-kata penghargaan.”
Memang benar. Pujian seorang Kepala (Pembesar) dapat banyak membantu rasa kecakapan orang. Kalau penghargaan manajer terhadap bantuan orang lain bertambah besar, diapun akan merasa lebih berguna dan akan lebih berusaha lagi untuk menambah bantuannya.
Dasar-dasar motivasi
Chan, dkk. mengemukakan beberapa hal yang dapat manajer pergunakan sebagai dasar pokok motivasi, yakni:
1) Penghargaan
Menggerakkan orang untuk mencapai hasil baik, berhubungan erat dengan menghargai pekerjaan itu. Oleh karena itu, penting sekalilah artinya menghargai setiap bantuan, terlebih-lebih dimuka umum. Makin sering manajer mengumumkan adanya pekerjaan baik dilakukan oleh seseorang, makin besarlah penghargaan yang diterima orang yang menjalankan pekerjaan tersebut.
2) Delegasi
Menggerakkan orang, untuk mencapai hasil, berhubungan dengan kekuasaan yang diberikan kepadanya, untuk melaksanakan pekerjaan yang perlu. Orang tidak dapat merasa dirinya penting, kalau setiap kali mesti minta keputusan atau minta izin orang lain. Kebebasan mengambil keputusan menimbulkan rasa memiliki hasil-hasil pekerjaan. Dari sini tumbuh rasa penghargaan dan kebanggaan.
3) Resiprositas
Menggerakkan orang untuk mencapai hasil, juga berhubungan dengan perhatian yang manajer curahkan terhadap hasil yang ingin dicapai orang lain. Orang terutama menaruh perhatian atas dirinya sendiri, atas apa yang ingin dia kerjakan.
5. Mengembangkan para pegawai
Langkah utama kelima tentang memimpin:
Chan, dkk. menjelaskan tentang mengembangkan kecakapannya. Dewasa ini istilah mengembangkan para pegawai lazim (sudah umum) dikenal orang sebagai Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM). Meggison, Matthews, Banfield (1997: 2) berpendapat bahwa Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) adalah: “Istilah istilah yang digunakan untuk menjelaskan pendekatan yang integrasi dan holistik (ciri pandang yang menyatakan bahwa keseluruhan sebagai suatu kesatuan lebih penting dari pada satu-satu bagian organisasi) untuk mengubah perilaku kerja dengan menggunakan teknik dan strategi belajar.”
Usaha-usaha pengembangan
1) Kenalilah orangnya
Yang akan saudara kembangkan dan saudara usahakan pertumbuhannya itu adalah : Orang. Apa saja pengalaman-pengalaman kerjanya? Aktivitasnya diluar? Pekerjaan apa yang lebih disukainya? Apa saja yang diperlukan untuk maju sendiri? Usaha ke arah kemajuan mesti sesuai dan cocok dengan bakat dan kegemaran orang itu.
2) Kenalilah tugas pekerjaan
Langkah selanjutnya dalam pengembangan para manajer ialah mengetahui tugas pekerjaan. Suatu cara untuk mengetahui tugas pekerjaan orang, ialah dengan secara teratur memeriksa kembali kartu petunjuk mengenai kedudukannya dan semua standar kerjanya yang telah ditetapkan.
3) Menilai pekerjaan
Langkah seterusnya terdiri atas dua tingkatan : menilai pekejaan seseorang pada waktu sekarang dan menilai potensinya pada waktu yang akan datang.
a) Dalam menilai pekerjaan sekarang manajer tinjau bagaimana orang melaksanakan tugasnya. Dan jangan dilupakan bahwa manajer menimbang orang dan karirnya. Manajer selidiki tempat-tempat yang sekiranya cocok untuk memperbaiki pekerjaannya.
b) Beralih dalam soal penilaian tenatang potensi orang tersebut. Biasanya penilaian potensi dibuat untuk menetapkan kemajuan. Untuk mudahnya disusun sama jarak waktunya dengan pembuatan penilaian pekerjaan sekarang. Tetapi juga tidak salah kalau masing-masing ditinjau dan dilakukan terpisah sama sekali. Semua pekerja yang baik tidak perlu dibantu.
4) Memberi nasihat
Tindakan seterusnya memberi nasihat (counseling). Sekurang-kurangnya seklai setahun, yaitu sesudah penilaian sistematis selesai disusun, sebaiknya manajer menetapkan waktu bagi setiap orang di bawah pimpinannya. Untuk memberikan nasihat.
5) Melatih
Tindakan lanjutannya: melatih bekerja sebaik-baiknya. Latihan berarti mengikuti petunjuk-petunjuk manajer. Bagi manajer yang benar-benar menaruh perhatian terhadap kemajuan bawahannya, kesempatan-kesempatan serupa itu merupakan kesempatan tak ternilai untuk menolong bawahannya maju.
6) Langkah pengembangan lainnya
Sampailan manajer pada tingkat terakhir dari aktivitas pengembangan. Aktivitas itu meliputi penugasan seperti mengikuti training-training khusus, mengadakan diskusi-diskusi dengan pemimpin perusahaan, masuk suatu panitia, mengikuti kursus-kursus bacaan spesial, kursus sekolah malam, menghadiri seminar-seminar, atau menjalani pergantian job menurut program yang disusun dengan teliti.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar